会议目标的设定

会议议程的拟定

顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，尚包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。

主席在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：

(1)按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。

(2)每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主席可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这即是说，假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则主席可以故意让某些人迟到(即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场)，也可以故意让某些人早退(即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场)。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将不免受到干扰。因此，主席只能有限度地容许迟到或早退。

有些主管在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议是注定不具实效的。为了改变这种不良的习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。

为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应随会议通知事先发给与会者。

虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。

但书面的议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。

拟定议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是，人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持。提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议：

(1)对将要讨论的问题要求及早思考。

①对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的?

②哪些是显而易见的危险?

③所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么?

(2)如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。

(3)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。

会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议：

(4)可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。

(5)假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。

(6)设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。

(7)不把某些特殊的(有势力的)管理人员的“心爱项目”列入议程。

(8)提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。

(9)在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。

(10)对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。

(11)要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。

(12)假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。

(13)假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。